APAMAN株式会社様は、不動産賃貸仲介のフランチャイズを中心に全国規模で事業を展開する、不動産賃貸領域のリーディングカンパニーです。店舗数および契約者数において業界トップクラスの実績を持ち、多数の営業担当者が日々、地域や顧客ごとの状況を踏まえながら営業活動を行っています。
事業規模が拡大するにつれ、営業活動や契約状況をより早く、より正確に把握することの重要性が高まっていました。特に、地域別・顧客別の契約状況や営業担当者ごとの実績をタイムリーに確認し、早期に課題を発見して施策につなげることは、経営判断と現場の営業活動の双方において重要なテーマでした。
当社では、こうした業績管理業務の効率化と可視化を目的に、BIツールを活用した業績ダッシュボードの開発を支援しました。
課題：事業拡大により業績管理の負荷と属人化が顕在化
従来、APAMAN株式会社様ではとある事業ではExcelを用いて業績を管理していました。Excelによる管理は柔軟性が高い一方で、事業規模が拡大し、営業担当者や確認すべき指標が増えるにつれて、集計作業の負荷が大きくなっていました。
集計対象が増えることで、データの収集・加工・確認に時間がかかり、報告までのリードタイムも長くなりやすい状況でした。また、手作業による集計ではミスが発生するリスクもあり、最新の業績を高い頻度で把握することが難しくなっていました。
その結果、特定の地域や顧客における契約数の増減を早期に検知しづらく、課題を発見してから施策を立案し、実行・改善するまでのサイクルに時間を要していました。営業担当者にとっても、担当エリアの状況把握やフォローアップすべき対象の選定に時間がかかり、営業活動の一部が個人の経験や勘に依存しやすい状態となっていました。
ソリューション：経営層と営業担当者が同じデータを見られるダッシュボードを構築
※画像はイメージです
本プロジェクトでは、業績データを複数の切り口から確認できるBIダッシュボードを開発しました。開発したダッシュボードは20画面以上にわたり、経営層が全体状況を把握するための画面から、営業担当者が担当エリアや顧客の状況を確認するための画面まで、利用者の役割に応じて必要な情報を確認できる構成としました。
日付指定や前年対比機能により、営業担当者別・地域別の傾向を短時間で把握できるようになりました。また、フィルタやドリルダウン機能を活用することで、大枠の傾向把握にとどまらず、具体的な契約情報まで掘り下げて確認することが可能です。
例えば、営業担当者Aさんの今期実績が前年対比で大きく下落している傾向を検知した場合、さらにどの顧客の実績が下落しているのかまで把握することで、具体的な改善アクションにつなげることができます。
成果：集計業務を削減し、課題発見から施策実行までのサイクルを高速化
BIダッシュボードの導入により、従来手作業で行っていた集計・報告業務の負荷を削減することができました。経営層は最新の業績をもとにデータドリブンな意思決定が可能になり、営業担当者はデータ確認や資料作成にかかる時間を抑え、顧客対応やフォローアップにより注力できるようになりました。
また、地域や顧客ごとの契約状況を定量的に把握できるようになったことで、業績の変化や課題の兆候を早期に検知しやすくなりました。これにより、課題の発見から施策の立案・実行・改善までのサイクルが短縮され、よりスピーディーな営業活動につながっています。
従来は担当者の経験値に依存しがちだった営業判断についても、最新の定量データをもとに検討できるようになり、組織として再現性のある営業活動を進めるための土台が整いました。
データに基づく経営・営業活動を支える仕組みへ
本プロジェクトで目指したのは、単にExcel集計をBIに置き換えることではありません。日々更新される業績データを、経営層と営業担当者が共通の判断材料として活用できる状態をつくることでした。 BIダッシュボードの導入により、集計作業の効率化だけでなく、課題の早期発見、施策実行の迅速化、営業活動の標準化につながる仕組みを整備することができました。最新の定量データに基づいて経営と営業の意思決定を行える環境は、今後のさらなる事業成長を支える基盤となります。
弊社では、データ集計の自動化やBIダッシュボード開発を通じて、経営判断や業務改善に役立つデータ可視化を支援しています。データ活用やレポート業務の効率化でお困りの際は、お気軽にお問い合わせください。